Wir unterstützen Sie bei der unkomplizierten Umsetzung der Anforderungen der DSGVO in Ihrer Kanzlei.
Der Datenschutz und die DSGVO spielen auch für Steuerberater eine wichtige Rolle. Denn um alle steuerrechtlichen Fragen beantworten zu können, benötigen Steuerberatungen viele sensible personenbezogene Daten. Dazu gehören beispielsweise:
- Vollständige Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Steuer-ID
- Alle Informationen hinsichtlich Einnahmen und Ausgaben
- Gehaltsabrechnungen
- Kosten der Lebensführung
- Sozialversicherungsnummer
- Religionszugehörigkeit
- Kontodaten
All diese personenbezogenen Daten werden durch die Datenschutzgrundverordnung DSGVO geschützt. Kennen Sie alle Maßnahmen, die Sie als Steuerberater ergreifen müssen, um dem vorgegebenen Datenschutz gerecht zu werden? Durch ein Erstgespräch mit unseren Datenschutzspezialisten können Sie sich einen ersten Überblick über die Datenschutzkonformität Ihrer Kanzlei machen.
Beispiele einer Datenschutzverletzung beim Steuerberater
Da es in der Steuerkanzlei zur massenhaften Erhebung, Speicherung und Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten kommt und die Kommunikation mit den Mandanten oftmals per Mail oder Fax erfolgt, sind Steuerberater zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet. Als gesetzliche Grundlage gelten dabei u.a.:
- das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu)
- das Berufsrecht der Steuerberater (StBerG, DVStB, BOStB)
- das Strafgesetzbuch (StGB), insbesondere § 203, Verletzung von Privatgeheimnissen
- die Abgabeordnung (AO)
- die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden die Pflichten nochmals intensiviert und die Betroffenenrechte umfassend gestärkt. Da es in der Steuerkanzlei zur Speicherung und Verarbeitung von hochsensiblen Daten kommt, sieht die DSGVO ein entsprechend umfassendes Datenschutzkonzept vor. Doch ein fahrlässiger Umgang hätte nicht nur Sanktionen oder teure Bußgelder von Behördenseite zur Folge. Ein Vertrauensverlust und damit einhergehend ein enormer Imageschaden können das Tagesgeschäft einer Steuerberatungskanzlei negativ beeinflussen.
Welche Löschfristen sieht die DSGVO in der Steuerberatung vor?
Art. 17 Abs. 1a DSGVO sieht vor, dass die personenbezogenen Daten gelöscht werden müssen, sobald sie den Zweck erfüllt haben, für welchen sie erhoben, gespeichert und weiterverarbeitet wurden. Der Zweck der Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Steuerberatung ist die Beratung und Unterstützung in allen betriebswirtschaftlichen und steuerrechtlichen Fragen, Buchführung, Überprüfung von Steuerbescheiden oder die Vermittlung zwischen Mandanten und Finanzamt. Der Zweck ist erfüllt, sobald die Beratung abgeschlossen ist.
Wie kann ich mich als Steuerberater am besten vor Abmahnungen schützen?
Eine der wichtigsten Schutzmaßnahmen ist die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung, vor allem beim E-Mail-Verkehr zwischen Mandanten und Steuerberatern. Zudem bieten die Dokumentation aller Verarbeitungsprozesse und die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO eine weitere gute Schutzmaßnahme. Es empfiehlt sich, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dieser überwacht als ständiger Ansprechpartner nicht nur alle Datenverarbeitungsprozesse, sondern die Steuerberatung kann sich auf diese Weise ungestört auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Unsere maßgeschneiderten Datenschutzleistungen für Steuerberater
Damit Sie als Steuerberater DSGVO-konform arbeiten können, bieten wir von ihrdatenschutzbeauftragter.de zahlreiche Leistungen, die sich individuell nach den Ansprüchen in Ihrer Steuerkanzlei richten. Wir unterstützen Sie jederzeit, die Vorgaben der DSGVO pragmatisch umzusetzen, sodass Sie sich voll und ganz Ihrer steuerberatenden Tätigkeit widmen können.
Die DSGVO sieht beispielsweise technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) vor, um nicht zuletzt die Gefahr einer Datenpanne zu minimieren. Dazu gehören unter anderem:
- Firewalls,
- Verschlüsselungen,
- Backups und
- regelmäßige Updates.
Darüber hinaus sind Sie in der Pflicht, ein Verarbeitungsverzeichnis (VVT) zu erstellen, in welchem alle Datenverarbeitungen Ihrer Steuerberatung dokumentiert sind. Auf diese Weise können sie Ihren Dokumentationspflichten nachkommen, die die DSGVO vorsieht. Um einen optimalen Datenschutz in der Steuerberatung gewährleisten zu können, ist zudem eine Sensibilisierung der Mitarbeiter unbedingt notwendig.
Kennen Sie diese und weitere Vorgaben? Mit uns an Ihrer Seite erhalten Sie nicht nur einen Überblick über die Vorgaben, die Sie umsetzen müssen, sondern erhalten aktive Hilfe bei der Umsetzung.
Zudem besteht für Sie die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, sobald mindestens 20 Mitarbeiter mit der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt sind. Dafür haben wir die optimale Lösung:
Mit einem externen Datenschutzbeauftragten aus unserem Haus können Sie Ihren Unternehmensdatenschutz ganz einfach managen – ohne Ihr Alltagsgeschäft zu beeinträchtigen.
Das Leistungsangebot des externem Datenschutzbeauftragten orientiert sich dabei speziell an Ihren Bedürfnissen:
- Erstellung des VVT (Verarbeitungsverzeichnis)
- Überprüfung Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
- Datenschutzschulung Ihrer Mitarbeiter
- Übernahme der Kommunikation mit Behörden und Betroffenen
- Beratung zu allen individuellen Fragen zum Thema Datenschutz und DSGVO
- u.v.m.
Vereinbaren Sie gerne in unverbindliches Erstgespräch.