Ein ganzheitliches Datenschutzkonzept nach BDSG n.F. und EU DSGVO sieht die Durchführung von Mitarbeiterschulungen vor. Die Ziele solcher Schulungen im Datenschutz sind vielfältig. Häufigstes Schulungsziel ist die Mitarbeitersensibilisierung: Schulungsteilnehmer werden mit der Bedeutung des betrieblichen Datenschutzes sowie bestehenden Datenschutzrisiken vertraut gemacht. Das vermittelte Fachwissen soll gewährleisten, dass Mitarbeiter die für sie relevanten Datenschutzvorschriften verstehen und einhalten.
Die praktische Umsetzung einer Datenschutz Schulung kann auf verschiedenem Wege erfolgen. Die ideale Vorgehensweise hängt davon ab, in welchen Bereichen es Mitarbeiter zu schulen gilt und welche Kenntnisse schon bestehen. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Fragen rund um Datenschutz Schulungen und Seminare beantwortet.
Warum sind Schulungen im Datenschutz unverzichtbar?
Nie zuvor war es für Unternehmen so wichtig, sich mit geltenden Datenschutzbestimmungen auseinanderzusetzen und Maßnahmen zur Einhaltung zu ergreifen. Bei Verstößen gegen die Datenschutzvorschriften nach BDSG oder EU DSGVO drohen ernsthafte Konsequenzen, beispielsweise in Form eines erheblichen Imageschadens. Außerdem könnte die zuständige Aufsichtsbehörde einschreiten und den Datenschutzverstoß mit einem Bußgeld ahnden.
Aufgrund solcher Risiken führt an einem maßgeschneiderten Datenschutzkonzept kein Weg vorbei. Dessen Umsetzung gelingt nur, wenn Mitarbeiter mit dem Konzept vertraut sind und bewusst datenschutzkonform handeln. Hieraus ergibt sich die Notwendigkeit, Schulungen im betrieblichen Datenschutz für Mitarbeiter abzuhalten.
Optimal durchgeführt, bieten Datenschutz Schulungen nachfolgende Vorzüge.
- Vermittlung von Grundlagenwissen
- Zielgerichtete Fachschulung ausgewählter Mitarbeiter oder Gruppen
- Wissensaustausch innerhalb der Organisation
- Aufdecken und Schließen von Wissenslücken
- Schulungsform wählbar: Vorträge, Online-Schulungen
Welche Schulungsinhalte sind im Seminar von Relevanz?
Welche Inhalte von Bedeutung sind, hängt vom Schulungsbedarf der Mitarbeiter ab. Es muss gewährleistet sein, dass Schulungsteilnehmer über relevante Datenschutzbestimmungen informiert sind und bei Vorkommnissen angemessen reagieren. Ziel ist die Einhaltung des Datenschutzes an sämtlichen Arbeitsplätzen .
Im Allgemeinen empfiehlt sich folgender Schulungsaufbau
- Schritt 1: Schulung der Datenschutzgrundlagen
- Schritt 2: Ergänzende, auf Arbeitsbereiche zugeschnittene Fachschulungen
Das Spektrum an Schulungsthemen im Feld der Fachschulungen berührt die unterschiedlichsten Bereiche. In der Praxis wird zumeist ein Bezug zu einzelnen Unternehmensabteilungen hergestellt.
IT-Abteilung
Hier besteht meist der größte Schulungsbedarf, weil IT Fachkräfte erfahrungsgemäß umfassenden Zugriff auf Daten haben. Außerdem können sie Zugriffsrechte vergeben und so darüber entscheiden, welche anderen Mitarbeiter ebenfalls auf sensible Daten zugreifen können. Ebenso ist die IT-Abteilung dafür verantwortlich, eine angemessene Daten- und IT-Sicherheit zu gewährleisten.
Revision
Zu den Aufgaben in der Revision zählen u.a. Mitarbeiterkontrollen. Allerdings haben die zuständigen Personen nicht eingeschränkt freie Hand. Auch sie müssen mit den Grundlagen vertraut sein und haben sich an die Vorschriften des Datenschutzes zu halten.
Personalwesen
Die Fachkräfte der Personalabteilung haben oft mit Mitarbeiterdaten zu tun. Es muss sichergestellt sein, dass hierbei der Arbeitnehmerdatenschutz aufrechterhalten wird. Dasselbe gilt auch für den Umgang mit Bewerberdaten.
Marketing
Mitarbeiter aus dem Marketingumfeld müssen wissen, in welchem Umfang sie dazu berechtigt sind, mit sensiblen Daten zu arbeiten. Je nach Werbekampagne können erhebliche Einschränkungen bestehen, z.B. beim Datenschutz für den Newsletter-Versand. Newsletter dürfen nur an Personen verschickt werden, die zuvor ihre Zustimmung erteilt haben.
Vertrieb
Der moderne Vertrieb ist stark datengetrieben, d.h. oftmals werden Kundendaten und sowie Daten von potentiellen Kunden erhoben und in CRM Systeme eingepflegt. Auch hier gelten strikte Grenzen zur Gewährleistung der Datensicherheit, die unbedingt einzuhalten sind. Dasselbe trifft für die Akquise zu, die per Telefon erfolgt.
Fuhrparkmanagement
Eine Aufgabe im Fuhrparkmanagement besteht darin, Führerscheine zu überprüfen. Es muss gewährleistet sein, dass sich alle Fahrer im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis befinden. Weil hierbei personenbezogene Daten erhoben werden, sollten die zuständigen Mitarbeiter zuvor eine Datenschutz Schulung besucht haben.
In welcher Form werden Firmenschulungen durchgeführt?
Seminare und Workshops mit Schulungscharakter müssen auf die Bedürfnisse der Teilnehmer zugeschnitten sein. Deshalb werden sie gewöhnlich als Inhouseschulungen realisiert. Je nach Themenfeld nehmen nicht alle Mitarbeiter, sondern ausgewählte Gruppen an den Schulungen teil. Entsprechend finden Teamschulungen oder sogar Einzelschulungen statt. So ist es möglich, die Schulungsinhalte nach Bedarf der jeweiligen Tätigkeits- und Verantwortungsbereiche zu vermitteln.
Schulungsinhalte sind vom Referenten so aufzubereiten, dass sie für alle Teilnehmer nachvollziehbar sind. Die Durchführung erfolgt üblicherweise als Präsentation. Je nach Themengebiet und Schulungsziel kann es jedoch sinnvoll sein, die Teilnehmer von Teamschulungen aktiv einzubinden (Workshop), um einen noch stärkeren Praxisbezug (z.B. beim Thema Datensicherheit) herzustellen. Ergänzend werden Schulungsunterlagen vom Referenten ausgehändigt, in denen Mitarbeiter die wichtigsten Schulungsinhalte jederzeit nachlesen können.
Datenschutz Schulungen online durchführen
Zahlreiche Unternehmen schulen ihre Mitarbeiter online, wozu auch die COVID Pandemie und der Trend zum Home-Office beigetragen haben. Hinzu kommen weitere Vorzüge der Online-Schulungen:
- Möglichkeit der Einzelschulung
- Große Auswahl an Fachschulungen
- Mitarbeiter bestimmen Zeitpunkte und Schulungsdauer selbst
- Online-Kontrolle des vermittelten Wissens
- Digitale Erlangung von Schulungsnachweisen und Zertifikaten
- Automatischer Dokumentationsnachweis
Eine umfassendes Auswahl an Datenschutz Schulungen online finden Sie auf den Seiten unserer Akademie.
Wie oft sollten Schulungen zum Datenschutzwissen stattfinden?
Die Frage nach der notwendigen Häufigkeit einer Weiterbildung lässt sich nicht pauschal beantworten. Letztlich kommt es darauf an, welches Erfordernis besteht. Im Idealfall gibt es weder Veränderungen bei der personellen Besetzung noch bei den relevanten Datenschutzbestimmungen. In solchen Fällen genügt es, Nachschulungen in größeren Zeitabständen durchzuführen und die Kenntnisse der Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Andernfalls ist früheres Handeln erforderlich, um Mitarbeiter auf den neuesten Stand der Dinge zu bringen oder um neue Mitarbeiter in die für sie relevanten Datenschutzthemen nach BDSG n.F. und EU DSGVO per Schulung einzuweisen.
Was kann ein externer Datenschutzbeauftragter tun?
Der Datenschutzbeauftragte muss die Datenschutz Schulungen nicht zwangsläufig selbst durchführen. Allerdings hat er dafür zu sorgen, dass sich alle betroffenen Mitarbeiter der Organisation im Bilde befinden. Folglich ist zu prüfen, in welchen einzelnen Bereichen es erforderlich ist, Mitarbeiter zu schulen und welche Personen betroffen sind.
Diesbezüglich ist Praxiserfahrung ungemein hilfreich, weshalb es viele Unternehmen vorziehen, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Er entwickelt nicht nur das passende Datenschutzkonzept, sondern kümmert sich auch um die Mitarbeiterschulungen im Unternehmen.
Sie möchten mehr über ein Datenschutz Beratungskonzept erfahren oder haben bereits konkrete Schulungsthemen für eine Weiterbildung gefunden? Dann nehmen Sie bitte Kontakt auf, wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Unsere Datenschutzspezialisten führen wir regelmäßig Schulungen und Seminare im Datenschutz durch. Mit hohem Praxisbezug kümmern wir uns u.a. um die betriebliche Mitarbeitersensibilisierung für mehr Datensicherheit. Gerne schulen wir auch die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.