Reicht es, Daten zu löschen, oder muss man gleich das ganze Speichermedium vernichten? Was hat es mit der Einschränkung der Verarbeitung auf sich? Verschaffen Sie sich den Durchblick!
Das Problem mit dem Löschen
Warum soll ich die Daten denn löschen, wir haben doch genug Speicherplatz, und vielleicht kann man die Daten später nochmals gebrauchen, so denken Sie vielleicht manchmal, wenn Sie Daten früherer Kunden löschen sollen. Die Antwort ist schnell gegeben: Die früheren Kunden haben ein Recht darauf, so will es die Datenschutz-Grundverordnung.
Das Löschen ist aber auch aus Unternehmenssicht sinnvoll: Gelöschte Daten lassen sich nicht mehr stehlen und missbrauchen. Datenlöschung ist Datenschutz, spart Speicherkosten und vereinfacht die Datenverwaltung. Wichtig ist es allerdings, dass die Daten auch sicher und vollständig gelöscht werden.
Wenn das Löschen nicht möglich ist
Was aber ist, wenn sich die Daten nicht löschen lassen, wenn sie sich zum Beispiel auf einem Speichermedium befinden, von dem man sie nicht löschen kann, zum Beispiel einer einmal gebrannten CD, die sich nicht verändern lässt? Muss man dann nicht löschen?
Aus Sicht des Datenschutzes müssen Daten gelöscht werden, wenn die Löschverpflichtung nach Datenschutz-Grundverordnung eintritt und keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Aufbewahrung mehr besteht. Ist es nicht möglich, die Daten zu löschen, steht die Vernichtung des Speichermediums an.
„Vernichten“ bedeutet dabei „völlige Zerstörung“ und wird unter anderem in Verbindung mit der Entsorgung von Akten und anderen Papierdokumenten als Begriff genutzt. Für den Datenschutz sind Papierdokumente Datenträger, wenn sich auf den Dokumenten personenbezogene Daten befinden. Vernichtet oder zerstört werden nicht nur Papierdokumente, sondern auch Speichermedien wie CDs. Dafür werden spezielle Werkzeuge und Verfahren genutzt.
Wissen Sie, wie und durch wen die Datenträger korrekt vernichtet werden? Wenn nicht, fragen Sie bitte nach!
Einschränkung: die große Unbekannte
Während man sich unter „Löschen“ und „Vernichten“ noch etwas vorstellen kann, scheint die sogenannte Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten etwas Komisches zu sein. Darf man die Daten etwa nur teilweise verarbeiten? Nein, Einschränkung bedeutet im Datenschutz: gespeicherte personenbezogene Daten zu markieren mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken. Die betroffene Person kann in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, das heißt, dass das Unternehmen die Daten zwar nicht löscht, sie aber auch nicht mehr anderweitig verarbeiten darf.
Das lässt sich beispielsweise dadurch erreichen, dass Daten für Nutzer gesperrt oder von einer Website entfernt werden.
Eine Einschränkung der Verarbeitung können Unternehmen zum Beispiel dann geltend machen, wenn das Recht oder die Pflicht zur Löschung bestimmter Daten besteht, der Löschung aber Interessen der betroffenen Person entgegenstehen, und andererseits in Fällen, in denen die Überprüfung von Löschansprüchen eine gewisse Zeit erfordert.
Man kann sich dann die Einschränkung der Verarbeitung vorstellen als Vorbereitung einer anstehenden Löschung, um in der Zwischenzeit eine Verarbeitung zu verhindern.
Löschen, Vernichten oder Einschränken
Vernichten, Löschen und Einschränken dienen also jeweils dem Ziel, die personenbezogenen Daten zum Beispiel früherer Kunden vor Verarbeitung zu schützen, weil es keine Einwilligung mehr gibt, weil die Daten falsch sind oder weil der Verarbeitungszweck erfüllt ist und keine Aufbewahrung mehr stattfinden muss. Dabei muss man beachten, wann Unternehmen Daten löschen, wann sie sie einschränken und wann vernichten müssen.
Kennen Sie den Unterschied von Löschen, Vernichten und Einschränken? Machen Sie den Test!
Frage: Kann ein Datenträger nicht gelöscht werden, muss er sofort vernichtet werden. Stimmt das?
Nein, denn vielleicht hat der Betroffene ein Interesse daran, dass die Daten nicht gelöscht werden, oder der Löschanspruch muss erst noch geklärt werden.
Ja, klappt das Löschen nicht, zerstört man umgehend das Speichermedium.
Lösung: Die Antwort a. ist richtig. Denn vor der Vernichtung der Datenträger und damit der endgültigen Zerstörung der Daten müssen Unternehmen erst den Löschanspruch und das Interesse des Betroffenen prüfen. Die Verarbeitung der Daten wird dann so lange eingeschränkt, bis der Löschanspruch geprüft wurde.
Frage: Die Einschränkung der Verarbeitung kann das Löschen der Daten dauerhaft ersetzen. Stimmt das?
Ja, denn dann können die Daten ja nicht mehr verarbeitet werden.
Nein, Löschen und Einschränken sind unterschiedliche Rechte, Unternehmen haben nicht die Auswahl.
Lösung: Die Antwort b. ist richtig. Die Einschränkung ist nicht gedacht als Dauerlösung und als Ersatz für das Löschen. Stattdessen findet zum Beispiel eine Einschränkung statt, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten aber ablehnt, Löschansprüche überprüft werden müssen oder die betroffene Person die Daten noch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt.