Die Frage ist brisanter, als es zunächst scheint: Darf ein Personalausweis kopiert oder eingescannt werden? Inzwischen gibt es dafür sogar eine gesetzliche Regelung, die Sie kennen sollten. Auch sie beantwortet aber nicht alle Fragen.
Zwei Beispiele aus der Praxis
Sie wollen in einem Hotel einchecken. Dass Sie Ihren Personalausweis vorlegen müssen, überrascht Sie nicht. Aber der Hotelangestellte scannt Ihren Ausweis auch noch ein. Ist das in Ordnung?
Und wie sieht es in folgendem Fall aus? Ihr Unternehmen klagt zunehmend über Forderungsausfälle. Der Grund: Einzelne Kunden geben eine Scheinanschrift an, wenn sie auf Kredit kaufen. Die Ware wird an die Anschrift geliefert, aber nie bezahlt. Anzutreffen ist der Kunde dort später nicht mehr. Daraufhin ordnet Ihr Unternehmen an, die Personalausweise aller Kunden zu kopieren.
Regelung im Personalausweisgesetz
Im Personalausweisgesetz findet sich eine Vorschrift, die solche Fragen eigentlich beantworten sollte. § 20 Absatz 2 dieses Gesetzes regelt Folgendes:
- Den Ausweis darf prinzipiell nur der Ausweisinhaber selbst ablichten.
- Andere Personen dürfen ihn nur mit Zustimmung des Ausweisinhabers ablichten. Dabei muss die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein.
- Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben.
Abschluss eines Mobilfunkvertrags
Daraus ergibt sich zunächst einmal sehr klar: Eine Kopie des Personalausweises ist gegen den Willen des Ausweisinhabers nicht zulässig. So weit die Grundregel. Vereinzelt gibt es aber andere gesetzliche Regelungen, die eine Kopie erlauben. Wenn Sie zum Beispiel einen Mobilfunkvertrag abschließen oder einen Telefonanschluss anmelden, darf der Anbieter Ihren Personalausweis kopieren. Das erlaubt § 95 Absatz 4 Satz 3 Telekommunikationsgesetz ausdrücklich.
„Ausweiskontrolle“ als Alternative
Was ist die Alternative, wenn eine Kopie nicht erlaubt ist? Kein Problem stellt es dar, sich den Ausweis lediglich zeigen zu lassen. Dann kann man das Bild vergleichen und sehen, ob der angebliche Name stimmt. Auch die Anschrift ist im Personalausweis enthalten. Alles Angaben, die im Geschäftsleben außerordentlich nützlich sind, wenn man die Identität eines Vertragspartners feststellen will.
Notieren von Angaben aus dem Personalausweis
Darf man diese Angaben notieren? Dazu vertreten die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz folgende Position:
- Notiert werden dürfen alle Daten, die für das Vertragsverhältnis notwendig sind.
- Hierzu zählt alles, was für die Identifikation ausreicht.
- Im Regelfall sind dies der Vorname, der Nachname, die Adresse und gegebenenfalls die Gültigkeitsdauer.
Seriennummer und Zugangsnummer
Datenschutzrechtlich nicht zulässig ist hingegen das Notieren der Personalausweisnummern (Seriennummer, Zugangsnummer). Diese Daten sind nicht erforderlich, um den Vertragspartner sicher identifizieren zu können.
Die Seriennummer eines Personalausweises besteht aus neun Stellen. Eine Stelle ist dabei normalerweise ein Buchstabe, die anderen acht Stellen sind Ziffern. Beispiel: T22000129. Die Zugangsnummer besteht dagegen aus sechs Stellen. Dabei finden nur Ziffern Verwendung. Beispiel: 938568. Die Zugangsnummer braucht man, wenn man bestimmte elektronische Behördenleistungen nutzen will.
Personenkennzeichen im Ausweis? Fehlanzeige!
Die beiden Beispiele für Seriennummer bzw. Zugangsnummer zeigen, dass der Normalbürger damit tatsächlich nichts anfangen kann. Anders als manche glauben, handelt es sich bei der Seriennummer auch nicht um ein Personenkennzeichen. Beantragen Sie etwa einen neuen Ausweis, weil der alte Ausweis abgelaufen ist, haben beide Ausweise unterschiedliche Seriennummern.
Personalausweis als Pfand?
Es kommt vor, dass ein Unternehmen sich zum Beispiel bei der Vermietung eines Fahrrads den Ausweis als Pfand geben lässt. Das soll sicherstellen, dass der Entleiher den entliehenen Gegenstand wieder ordnungsgemäß zurückgibt. Diese Vorgehensweise ist jedoch unzulässig.
Der Grund: Während der Hinterlegung sind alle Ausweisdaten ungeschützt sichtbar. Ein Missbrauch ist deshalb denkbar. Daher verbietet § 1 Abs. 1 Satz 3 Personalausweisgesetz, vom Ausweisinhaber zu verlangen, dass er seinen Ausweis hinterlegt.
Sinnvolle Alternativen
Wie kann sich ein Unternehmen dann schützen, wenn es zum Beispiel etwas verleiht? Alternativen wären beispielsweise die Hinterlegung eines Geldbetrags oder eines halbwegs wertvollen Gegenstands (etwa einer Uhr).
Auch hier: Notieren von Angaben zulässig
Kein Problem ist es auch hier, sich den Ausweis zeigen zu lassen und dann den Vornamen, den Nachnamen, die Adresse und auf Wunsch auch die Gültigkeitsdauer des Ausweises zu notieren. Eine Kopie des Ausweises bleibt aber in einem solchen Fall verboten.