Kann der Arbeitgeber verlangen, dass Beschäftigte während der Arbeit Namensschilder tragen? Die Antwort lautet: Im Prinzip ja, aber es kommt doch sehr auf die konkreten Umstände an. Die berechtigten Interessen des Arbeitgebers sind genauso wichtig wie die berechtigten Interessen der Beschäftigten.
Funktionen eines Namensschilds
Ein Namensschild während der Arbeit kann in mehrfacher Hinsicht sinnvoll sein:
Vor allem in größeren Unternehmen stellt es auf einen Blick klar, dass der Schildträger zum Unternehmen gehört. Konsequenterweise müssen Besucher oder Mitarbeiter von Fremdfirmen einen Besucherausweis oder einen Fremdfirmenausweis sichtbar tragen.
Ein Namensschild erleichtert den Austausch unter Kollegen desselben Unternehmens. Das manchmal durchaus lästige Fragen nach dem Namen des anderen erübrigt sich.
Bei Kundenkontakten entsteht durch ein Namensschild ein gewisser persönlicher Bezug zwischen Beschäftigtem und Kunde
Unangenehme Erfahrungen – besonders von Frauen
Gerade der letzte Punkt zeigt aber, wie schnell ein Namensschild zu unangenehmen Erfahrungen führen kann. Vor allem Frauen wissen davon manchmal ein Lied zu singen. Das gilt besonders, wenn auf dem Namensschild sowohl der Vorname als auch der Nachname stehen. Mancher Kunde kann es sich nicht verkneifen, die Frau mit dem Vornamen anzusprechen. Und es kommt durchaus vor, dass ein Kunde dann ihre Hobbys und Ähnliches im Internet recherchiert.
Vorname: regelmäßig nicht erforderlich
Vornamen auf Namensschildern sind daher kritisch zu sehen. Im Regelfall sind sie nicht erforderlich. Das gilt auch, wenn der Nachname häufig ist. Das Argument, dann sei zur Unterscheidung zusätzlich der Vorname notwendig, hat kein Gewicht. Denn nicht selten sind auch die Vornamen identisch. Beispiel: Sandra Müller gibt es in jedem großen Unternehmen mehrfach. Außerdem schafft die dienstliche Telefonnummer rasch Klarheit.
Einwilligung: nur für den Vornamen nötig
Manchmal hört man die Behauptung, dass ein Namensschild nur zulässig sei, wenn der Beschäftigte eingewilligt hat. Das ist so nicht richtig. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlaubt Namensschilder auch ohne Einwilligung des Beschäftigten, wenn der Arbeitgeber an solchen Schildern ein berechtigtes Interesse hat. Das ist aus den Gründen, die schon genannt wurden, normalerweise der Fall.
Aber wohlgemerkt: Das bezieht sich nur auf Schilder mit dem Nachnamen. Was den Vornamen angeht, überwiegen im Normalfall die Interessen des Beschäftigten. Die Folge: Auch den Vornamen auf dem Schild anzugeben, wäre nur zulässig, wenn der Beschäftigte damit einverstanden ist.
Betriebsvereinbarungen sind möglich
In Unternehmen mit Betriebsrat gibt es manchmal Betriebsvereinbarungen zum Thema Namensschilder. Falls eine solche Betriebsvereinbarung existiert, sind ihre Bestimmungen maßgeblich.
Anwendbarkeit der DSGVO
Nur für Fachleute interessant ist die Frage, ob die DSGVO für Namensschilder von Beschäftigten überhaupt gilt. Der Grund: Selbst wenn sie nicht gelten würde, müsste man immer die Interessen beider Seiten berücksichtigen – also sowohl die Interessen des Arbeitnehmers als auch die Interessen der Beschäftigten.